如果你的工作常常要安排面試和會議，管理行程是一件很瑣碎又麻煩的事。

你要先和對方找出一個雙方都有時間的空檔，列出自己的可行的時間，再詢問對方的空檔，寄確認信，然後手動在月曆上記錄下來。如果你是和對方用通訊軟體聯絡可能好一點，更可怕的是你和對方在不同的時區、剛聯繫上、只能用 E-mail 敲行程，來來回回地溝通總是要花費很多時間。（說到這裡不免要掬一把辛酸淚）

幸好，現在有一種排程軟體， Calendly 可以讓我們簡單快速地安排約會和管理我們的行事曆，簡直就是獵頭、HR、PM和自由工作者的救星。

Calendly 的優點

Calendly是一個介面直覺又簡單的排程平臺，讓你能更輕鬆地組織和管理你的日常活動，而且支援電腦和行動裝置，讓你能把所有的行程集中在一起管理，提高工作效率。

• 可和其他應用程式同步

如Google Calendar、Outlook、和iCloud 日曆，你所有的行程可以集中在一起管理。另外，如果是建立線上會議，Meet、Teams、Zoom等系統也可以直接連動。

• 自訂多種會議形式和時間表

可以自己簡單設定每周工作時間或細部調整，甚至設置定期約會，避免任何遺漏。你還能設定緩衝時間，以免會議時間排得太緊繃。而且你的行事曆只會向客戶顯示你有空的時間，所以你永遠不必擔心重複預約的問題。

• 可以設定工作流程

你不但可以把行事曆連結嵌入網站、社群資料頁、電子郵件，讓對方直接預約可行時間，並設置自動提醒電子郵件或簡訊，省掉來回溝通、確認的繁瑣流程。

• 自訂行事曆的外觀和URL連結

如果你是為了接案或販售服務使用Calendly，不要忘了設定logo或自訂URL，雖然只是小細節，但可以讓你的服務感覺更專業，使得客戶更能安心和你預約。在高級方案中，你的Email信件甚至可以刪掉Calendly的LOGO，自訂信件顏色。

Calendly 使用方式

在Event Types活動類型，建立好你的預約活動或會議型態

Calendly Review

Scheduled Event > 這裡可以找到已經排定的活動

• • Upcoming 即將到來的活動
  • Pending 待定活動
  • Past 過去活動
  • Date Range 日期範圍

對方看到的頁面會像這樣，藍色的就是可供預約的日期

Calendly Confirm

Calendly 的功能介紹

• Event Types活動類型 > 你建立好的預約活動型態 > 點進去可以再編輯細節

Calendly Event Edit

Calendly Event Type

• • Invitee Questions > 預約問題

請預約者留下姓名、聯絡方式和預約原因和其他相關問題

• • Workflows工作流程 >

傳簡訊、Email給主辦人/參加者確認、提醒、取消活動

傳感謝信、回饋表單

• • Notifications and Cancellation Policy > 活動提醒設定和取消規範

Calendar Invitations/Email Confirmations > 預約成功後顯示在你行事曆上的文字形式也可以在這裡設定

開啟或關閉 Email、簡訊提醒功能

• • Confirmation Page > 確認頁面

可選擇顯示Calendly確認頁或重新導向外部網站

• • Collect Payments > 支付收款功能

目前只支援用Stripe和Paypal預先和客戶收費，希望未來會不斷增加收費方式

Calendly在app的功能沒有像網頁版那麼全面，但你一樣可以連到網站上去編輯

Calendly app

Calendly提供了廣泛的功能和應用程式串接，可以輕鬆地追蹤所有你要參加的會議和活動，使你的生活更輕鬆。

如果你剛好需要一個簡化預約流程的工具，Calendly有很直覺的設計和功能，可以幫助你簡化你的工作流程，會是一個管理你的日常行程調度和改善你生活的好選擇。

若有轉職需求歡迎提供履歷或是聯絡資訊，JECHO顧問將主動與您聯繫。