良好溝通力,提升工作效率

溝通是可以靠後天培養而出,在生活或工作中也常常成為自己競爭上的加分助手,當你能夠善用溝通改善生活品質或工作效率時,想必對於自己帶來很大的幫助及成長。

工作上我們期待能加快處事效率,並促進團隊間合作順利,因此需要良好溝通力,但有時會因為業務繁重,拒絕耗費大量時間在溝通上,卻因為缺乏溝通導致任務受影響,造成惡性循環,該如何有效降低溝通成本,提升效率呢?

接獲任務時,不論是誰指派給你都應該秉持對事不對人的溝通原則

  • 必須完整認識此任務,並找出對的溝通對象
  • 釐清目的及需求,為什麼要做這件事 / 要怎麼做
  • 後確認雙方認知在同一線上,以避免白工

 

溝通過程也應該隨時記錄,除了減少忘記的機會,更讓對方安心將任務交付給你,在初期達成共識時,也可以試著擬定雛形與對方討論內容及想法是否一致,降低反覆除錯的空間。

試著藉由下列步驟,讓你的溝通更有成效吧!

  • 訊息反饋

溝通是個雙向行為,既然選擇溝通就不會只有一方再說,因此要確保雙方都願意表達對於問題或事物的看法,才是有效溝通。

  • 明確重點

表達清楚是非常重要的,想要減少時間成本更需要良好傳遞訊息內容,因此找人討論時務必於開口前思考想表達的重點是什麼,才有可能溝通順暢。

  • 清楚溝通目的

溝通中每個人的論點不同、立場也不同,因此在溝通中很容易因為彼此思維上差異,而在解決時忽略了原先溝通的目的,若這時候能夠清楚記得溝通目的是非常重要的。

  • 笑臉迎人

有些時候我們會因為認知不同而影響情緒及臉部表情,但這在溝通上可能會使對方退縮或不願意分享,因此藉由保持微笑讓彼此的溝通更加順暢吧。

  • 蒐集素材、邏輯思維

溝通過程想要站得住腳,必須蒐集各種資訊足以撐起你的論點,因此必須蒐集相關素材,並整理自己的邏輯思維,也讓自己的論點更可以被認可。

職場上說話能力很重要,良好溝通力可以突破不少人際關係,在職場上的成功有 75 % 來自溝通技巧,但根據心理學家研究,大部分人對於訊息接收只有 7% 是透過言語,38% 是聲音、語調,最後的 55% 則是透過肢體語言傳遞,因此想要達到有效溝通,除了單純言語,也需要透過一些肢體語言,如手勢、眼神等等加以輔助,想要改善自己的工作效率也許可以試著從溝通力著手進行。

 

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