讓職涯越走越順的訣竅:做好向上管理

向上管理

在職場上,與主管的互動與溝通是影響你工作表現和職涯發展的關鍵因素之一。

很多人誤以為向主管回報工作進度時,需要非常精心準備,至少花一週製作25張精美PPT,並且先彩排7次!

但事實上,就算你沒有什麼重大事件報告,也可以花三分鐘快速傳一段專案更新,因為你的主管只是想大致了解你的工作狀況。

向上管理也不代表你要超高調、像妙麗一樣永遠第一個舉手回答問題,而是要主動去和主管回報溝通,建立良好的工作關係,協助主管達成工作目標。

只要掌握有效的向上管理技巧,你可以簡單而高效地與主管溝通,達到工作目標。不但可以提升自己的工作表現,還能讓主管對自己有更好的印象,從而展示自己的價值與潛力。

向上管理的重要性:為什麼你需要進行向上管理?

主動做向上管理的好處:

    • 讓主管掌握你的工作進度,避免誤解
    • 提升你在主管心中的信任度和合作關係
    • 幫助你更清楚了解主管的期望,從而提高工作績效

很多人會認為,只要專注做好自己的工作就夠了,忽略了與主管溝通和協調的必要性。但主管不會通靈,猜不到你在想什麼、做了什麼。他們也有自己的工作,不可能一直盯著你的電腦螢幕。

所以你要和主管定期溝通,並且資訊都要清楚、確實,讓他掌握你的工作進度。

不管有沒有計畫轉職或升職,只要想要做好自己的工作、讓職涯更順利,你都需要做好向上管理。不僅能幫助你在與主管建立良好的信任與合作關係,還能讓你更清楚地了解上司的期望和需求,從而更有效地達成工作目標。

如何做好向上管理?掌握這4大關鍵技巧

1. 了解你的主管

  • 掌握主管的溝通偏好

觀察和詢問主管喜歡用什麼方式接收資訊。是電子郵件、訊息軟體還是面對面交流?

確定主管的溝通偏好後,記錄下來並調整自己的溝通方式。
例如,如果主管喜歡每週定期開會,就可以安排固定的會議時間,並提前準備好要報告的內容。

  • 掌握決策方式和價值觀

過去經歷:

從主管的工作經歷和學術背景,可以推測他們的思考模式和偏好。

對於同樣一件事,數學系的主管,會更重視投資報酬率;行銷背景的主管,可能就會更看重市場趨勢。所以當你有專案需要推動時,記得要從他最看重的角度去說服他,用同樣的頻率和他溝通。

行為模式:

觀察主管的習慣和行為模式,例如他在會議中如何發言、特別重視哪些話題、和同事如何互動,從這些細節都可以推測出他們的價值觀。

另外,回想主管過去的重要決策及推動的專案,這些他重視的領域有什麼共同點,從中可以看出他決策的出發點是基於效率、創新、財務穩健性,還是整個團隊。

2. 主動與主管溝通:定期更新進度並提供解決方案

  • 確保訊息傳遞的清晰和有效

溝通時要避免資訊混亂和重複,保持訊息傳遞的清晰和一致性。
你可以系統化地列出主要進展、遇到的問題、下一步計畫,讓主管可以快速查看和理解整體狀況。

詢問解決方案時,記得不要只提出問題,要說明自己嘗試過的作法,或至少提出兩種可行方案,而不是當伸手牌。提問前先看這篇文章,提升提問技巧

而當完成的工作項目繁多的時候,在訊息中一次整理好所有的連結和緊急優先順序,讓你的主管可以用最快的速度確認所有資訊。

向上管理 訊息

  • 預先報告你的計劃

不要花一週做PPT,甚至等到主管來問你才回報。先告訴主管你接下來會做什麼,並給出具體的行動步驟和完成時間。

進行進度回報:

在回報專案進度時,可以這樣表達: 「這是專案OOO的進度更新。雖然我們週三會在專案小組會議中討論最新進展,先讓您知道目前X部分已經完成,客戶回饋良好,Y部分預計週五前完成。」

這樣的回報不僅清晰明確,還能讓主管提前了解專案的整體狀況。

  • 定期更新進度

定期更新進度和可能遇到的問題,還有在任務完成後迅速回報,並提供工作成效和未來計劃。這樣可以讓主管掌握整體狀況,第一時間了解你的成效,方便安排後續工作。

你可以列出像這樣的表格文件,在每週一提交一週工作計劃更新,週五提交工作總結。

向上管理 表格

3. 調整優先順序:讓主管的目標成為你的重點

  • 主動協助、詢問優先事項

向上管理不僅僅是回報進度,你還應該主動了解主管的核心目標。若主管沒有安排新工作給你,要主動去了解或詢問主管最關心的工作目標和重點,並讓你的工作優先順序與主管的需求相符。這樣不僅能展示你的協作精神,還能讓主管感受到你對團隊目標的重視。

  • 確保工作與目標同步

善用計劃模板,讓你的工作目標持續與主管或團隊的優先任務同步。
每週更新計劃,並檢查是否符合主管的目標和需求,有助於提升工作效率,避免資源浪費,並展現你對目標達成的專注度。

同步工作優先順序:

當主管臨時分派新任務時,你可以這樣回應: 「目前我正在進行A和B專案,A會在今天完成,B預計週四前結束。如果新任務C更為緊急,我可以先調整時間來處理。」

這樣的表達方式不僅展示你的時間管理能力,也讓主管清楚了解你的工作安排,避免產生不必要的誤會。

4. 展示成長心態:主動尋求回饋與改進

  • 主動詢問改進意見

主管最不希望看到的,是員工犯了同樣的錯誤卻毫無改進。因此,向上管理的一個重要技巧是展示你的成長心態。主動詢問主管對你工作表現的建議,並在得到回饋後迅速採取行動,這不僅能讓主管看到你的進步,也能建立更深的信任關係。

向上管理 (3)

如果想尋求建議與回饋,可以主動詢問這樣的問題,表現你的學習態度和成長心態:

「我接下來希望在客戶需求管理上更有效率。我應該先【開始/停止/繼續】做什麼來達到這個目標呢?」

  • 回應與跟進

而得到回饋後,要及時回應,同時展示你的行動力和責任心。這樣除了可以讓主管感受到你的成長,促進良好的溝通,也可以促進雙方的信任關係。

「感謝建議。我會透過【具體行動】來改進。」

「我嘗試了【建議】,並看到了【具體成效】。再次感謝你的回饋!」

 


 

向上管理的核心是主動溝通

向上管理不僅僅是一種職場策略,更是一種能夠幫助你建立職涯成功的工具。

透過主動與主管溝通,理解其需求和目標,在實踐的過程中,也要記得不斷反思調整自己的方法,根據具體情況靈活應對,才能在職場中脫穎而出。

無論你是剛入職的新手,還是資深專業人士,只要想讓職涯更順遂,就一定要學會向上管理。畢竟成功的職涯不只是靠個人的努力,你也需要建立良好的人際關係並且有效率地和團隊合作。而與主管建立健康的相處模式,能幫助你更有效地展示自己的價值,在職業生涯上不斷進步。

 

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