轉職過程中，許多人都知道應該運用AI工具來撰寫履歷，但他們往往只是簡單地在網路上搜尋模板，就讓AI生成整份履歷，結果寫出來的內容卻往往過於空泛、缺乏實際細節，看起來就像沒有實際工作經驗一樣。

這樣的問題應該怎麼解決呢？

無論是使用模板或AI工具，都要加入自己的實務經驗，而不是直接套用別人的答案。而實務工作經驗是你日常積累的結果，目前的AI工具還沒辦法完全取代這些經歷，它只能幫助你更有效地整理和呈現這些經驗。

這篇文章就要教你如何留下重要的專案紀錄。透過這份紀錄，未來不論是釐清轉職方向、履歷撰寫、面試準備，AI都可以為你提供更具體的幫助。而本次我們使用的AI工具是ChatGPT。

如何寫出一份實際具體的工作專案紀錄

在開始尋找職涯方向前，你必須向AI工具提供必要的內容，畢竟工作是你在做，AI無法無中生有，否則「Garbage in, garbage out 」，若缺乏背景資訊，AI只能大概回復你一些模糊的工作內容。

因此，在每個專案結束後，你應該將工作內容整理為清晰、條理分明的紀錄，這對於履歷撰寫非常有幫助。

當然，要寫出工作紀錄要有一定的寫作能力，但你還是可以按照以下步驟達成目標：

做工作專案紀錄的基本原則

• 即時紀錄：在完成每個專案階段後立即紀錄，以避免遺漏細節。
• 保持簡單：格式不需複雜，只需確保紀錄清晰且有層次。
• 分段梳理重點：按專案的不同階段（例如：背景、問題、解決方案）來分段，讓紀錄更具結構性，便於後續回顧和修改。
• 請AI提出建議與改善：在完成基本紀錄後，可以將內容交給AI工具（如ChatGPT），請其分析並給出補充或改善建議，幫助提升邏輯結構和細節表達。

做工作專案紀錄的步驟

1. 開啟任務筆記：為每個任務創建專門的筆記，所有相關紀錄應集中在同一處。
2. 逐步紀錄：在執行任務時，隨時寫下每一步的詳細內容，包含調整或變更的部分。
3. 註記想法與要點：在專案過程中，記錄任何新想法或需要注意的事項，這些資訊未來可能會對履歷和面試有幫助。
4. 使用核取方塊：對於尚未完成的步驟，可以使用核取方塊來標示，便於後續檢查跟進。
5. 回顧與補充：完成任務後，回顧之前的紀錄，補充漏掉的步驟或刪除不必要的部分。

工作專案紀錄範例：職缺月報的架設與更新

接下來以Jecho近期的「職缺月報專案」為例。這項專案的目的是建立一個能夠利用內部資料庫即時更新的Notion網頁，供人選快速查看正在招募的職缺。

「我們的月報是使用內部資料庫的資料架設的Notion網頁。首先要確定從資料庫抓取相關資訊的規則，工程師按照規則提供CSV檔案，我可以直接將CSV檔案更新到Notion上。

不過，由於資料庫的資料量龐大，我一個人更新和檢查會花費大量時間。為了提升顧問對月報的參與度，我決定要求顧問們一起更新資料庫。起初，我只要求每位顧問更新5-10個自己正在搜尋的職缺，但沒有設置檢查機制和Deadline，結果導致月報更新進度緩慢。最後，我要求顧問們每人提供5個更新好的職缺，這樣才能順利完成本月份的資料庫更新。

人選可以在Notion上根據不同的職缺分類查看我們正在招募的職缺，並且職缺內容是簡化過的，僅提供最初期的必要資訊（如薪資、經驗、地點、公司和職缺簡介），詳細的職缺描述需要人選聯繫獵頭索取。

除了各大職缺以外，我們的Notion還包括每位顧問的自我介紹（擅長職缺、特質等）、與獵頭的合作流程，以及向獵頭索取職缺描述的步驟等內容。

在完成填寫資料庫的說明文件後，我利用這份說明文件和這次的專案紀錄，並借助AI工具，撰寫了三篇內容，分別講述了如何將工作紀錄應用於求職過程、履歷撰寫及面試準備。」

其實簡單地寫成流水帳也沒有關係，因為我們現在的目的是要記錄中做過程中的重要細節，沒有要參加作文比賽，未來AI可以幫你整理和調整這些紀錄。

不過，為了要清楚記錄每個階段的挑戰，強烈建議要在完成專案時打鐵趁熱，馬上紀錄專案內容，以免遺漏過多細節。同時，也建議養成即時保存資料的習慣，這些紀錄可以讓你在未來撰寫履歷或準備面試時更加清晰有條理，並且能夠給AI工具提供充分資訊，幫助整理和提升履歷品質。

準備作品集的步驟細節請看： 如何準備工程師轉職作品集？完整作品集指南

用工作專案紀錄找到轉職目標

如果你還在思考轉職方向，或不確定哪些工作可以運用你現有的技能，可以問ChatGPT：

「完成以下工作需要哪些工作技能？」（貼上具體工作描述）

「這樣的工作經驗可以應用在哪些職缺？」

這些問題可以幫助你更清晰地思考轉職目標，並且有針對性地為你的履歷和面試做準備。

如果你不確定該問什麼問題，甚至可以直接問：

「請問除了以下問題：

• • 架構這份Notion網頁需要做哪些工作？
  • 完成以下工作需要哪些工作技能？
  • 這樣的工作經驗未來可以應用在哪些職缺？

我還可以向AI詢問哪些問題，幫助我能更清晰思索轉職目標、寫履歷和準備面試？」

AI會根據描述提供推薦的職位類型，以及額外能補充的細節，協助你明確職涯方向。

轉職成功的關鍵：從專案紀錄中提煉成果

你也可以把不同階段的工作描述分開傳給ChatGPT，像是資料庫管理、專案管理、跨部門協作等，ChatGPT的答覆就會更精準地針對不同的職能產出。

「完成以下工作需要哪些工作技能？」（貼上一段工作描述）

如果你開始有一些概念了，可以這樣問：

「關於這段我近期完成的專案內容記錄，要如何應用在寫履歷和準備面試中？」

以下是ChatGPT針對這份專案內容提供的履歷與面試建議：

履歷中的運用

1. 1. 專案描述： 在履歷中，用簡潔的語句描述專案背景，例如：
      • 「管理和更新JECHO的職缺月報，從內部資料庫中匯出資料並架設Notion網頁，提供候選人快速獲取關鍵職缺資訊的便捷平台。」
   2. 具體職責與技能： 突出你在專案中的角色與主要工作技能。
      • 「建立資料提取規則，與工程師協作，按規範提供CSV文件，並在Notion上完成資料更新和分類展示。」
      • 「設計協作流程並指導顧問參與資料庫更新，將原本獨立執行的工作轉變為團隊合作，成功縮短月報更新時間。」
   3. 量化成就： 如果可以，量化成果和提升的效率：
      • 「通過明確工作分工和設置更新指導，使月報更新時間減少XX%，顧問參與率提高至XX%。」
      • 「優化資料庫更新流程和說明文件，提升同事協作效率和準確性。」
   4. 關鍵軟技能： 強調你在專案中展現的協作和溝通技能：
      • 「成功激勵顧問參與資料更新，並確保每人按時提供更新職缺。」

面試中的表達

1. 1. 結構化表達專案經驗： 使用STAR法則（情境、任務、行動、結果）來呈現專案細節：
      • 情境（S）： 「公司希望提升職缺報告更新效率並增加顧問參與度。」
      • 任務（T）： 「負責職缺月報的管理和更新，並建立顧問參與機制。」
      • 行動（A）： 「設立資料提取和更新規範，分配每位顧問5-10職缺的更新任務，最終根據反饋調整協作流程，完善資料更新指導文件。」
      • 結果（R）： 「成功完成月報的按時更新，顧問參與度顯著提升，並簡化候選人瀏覽流程。」
   2. 著重協作能力： 在面試中強調你如何設計團隊協作的流程並調動團隊積極性，說明你如何解決顧問初期參與度不足的問題。
      • 可以提到你如何溝通需求、設置具體的更新標準和Deadline來促進效率。
   3. 展示解決問題的能力： 提到你如何發現和解決初期進度緩慢的問題，以及如何通過簡化操作和清晰指導改善專案效率。
   4. 展現專案管理的規劃與執行力： 說明你如何確保專案按時完成，並通過規範化操作來提升流程的透明度與效率。

當然，ChatGPT產出的這些文字還需要進一步整理，刪掉重複的資訊才能進一步應用。不過向AI提出正確問題後，就可以快速釐清思緒，拓展接下來的求職準備方向了。

最後，我們再複習一次做工作紀錄的原則和步驟：

做工作專案紀錄的基本原則

• • • 完成每個專案階段後即時紀錄
    • 格式保持簡單
    • 按步驟或階段分段、逐步梳理重點
    • 請AI提出建議與改善

做工作專案紀錄的步驟

• • • 為相關任務建立關聯筆記和資料夾
    • 逐步紀錄內容，包含調整或變更
    • 註記新想法或注意事項
    • 未完成步驟，用核取方塊標示
    • 完成任務後，回顧紀錄並修正

每完成一個階段的任務都可以用這樣的步驟，請AI跟你一起梳理工作成效，同步紀錄自己的工作成果。未來寫履歷就不再只是複製模板，到面試關也有滿滿的實際經驗可以分享。

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