遠距工作關鍵|事半功倍秘訣

遠距工作對不少人來說具有很大的吸引力,但以團隊合作來看可能就不一樣了,合作時的溝通、會議安排、回報等等,常常不如在公司內來的得心應手,而導致進度延遲。在這種情況下我們該如何克服這些問題,同時加快工作效率呢?

 

溝通向來是團隊合作最重要的問題,遠距工作不像在公司一樣,走幾步路就可以見到本人詢問意見,而透過文字訊息容易有溝通誤差,無法明確表達真實疑問或想法,甚至因為表達意思不完全,容易引發誤會。面對這情況下,該如何建立正確的溝通管道?

非即時溝通

遇到最大的困難就是溝通狀態為非即時,尤其當你手邊事情可能只差這一步即可完成,卻礙於對方的回覆,但如果換個方式想,對方可能正在處理其他事情,現在手上的事情有這麼急嗎?

在遠距工作上我們常常遇到,覺得對方是否故意不回訊息,但冷靜思考後,也許發現這件事晚點處理也可以,甚至給自己多點時間想想看是否有其他解決辦法,不用急著要他人協助,這時候多給予同事尊重,同事也才會尊重你。

當然遇到緊急事件,也可以打電話詢問,但若遲遲無人接聽,也不要奪命連環摳,善用文字訊息留下紀錄,留紀錄的同時要切記下列三點,以確保同事能理解也減少來回溝通的時間。

  • 語句通順
  • 標點符號正確使用
  • 避免冗詞贅字、不清楚的表達

 

即時溝通

若擔心非即時溝通會影響雙方作業進度,那麼也可以與彼此約定好時間,進行通話,而透過此方式也能讓作業效率加快完成。

 

再來,遇到不少人提出,匯報或開會上有比較大的困難,但 JECHO 在這邊分享一點遠距工作的團隊管理辦法,千萬不要害怕開會。

區分好彼此權責並設定好開會流程、目標、時間限制,有些人害怕開會是怕會議時間冗長,甚至討論到最後還是沒有一個結果,這就是會議目標不夠明確,或當協調失敗,因此在會議前先擬定好主軸,並規定最晚何時要結束這場會議,也不至於讓每次的會議都這麼頭痛。

而遠距工作的會議有時候只是為了瞭解彼此在做什麼、促進同事感情,每天或每週與部門成員互相分享進度及反饋,更新資訊,也能確保團隊更加團結。其實這當中有一個最重要的秘訣,除了每個人都需有良好時間觀念、自主性,主管跟同事也需要互相信任,相信彼此都是盡全力做到最好,有基本的信任才能讓團隊更長久,同時工作也能更快樂。

 

遠距工作你也準備好了嗎?未來遠距工作很可能是常態,除了受疫情影響,目前也不少公司逐漸開放遠距工作的職缺,想挑戰遠距工作,那麼先透過此篇文章有些準備吧。

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