遠距工作,你準備好了嗎

遠距工作 (Remote Work) 近幾個月成為全球性話題,不再只是因為科技的創新,而是因為時事的需求,為了維護員工健康安全、維持企業正常營運,越來越多企業將部分甚至全部的工作形式轉換成遠距,但這種工作型態有什麼好處?工作效率、專心程度是否受影響?不論你的企業是否已經開始進行遠距工作,或者現在的你就是 work from home,JECHO 分析後並分享下列幾點遠距工作必須有的基本觀念,除了供人選參考,也適用於企業端。

 

要在家工作,首先必須先想想你的工作環境

要如何把家當成辦公室?這和個人的工作習慣可有著大大的關係,如果你的居家環境凌亂,或是與他人同住,都可能影響你工作狀態,因此在遠距工作前請務必確認自己可能遇到的難點及克服方式。

 

接著討論,如何提升遠距工作的效率、維持應有的的工作品質

要遠距工作,首先各企業當然得安排好配套措施,多數公司會透過以下 3  點,維護整體的運作及品質,也能減少不必要的溝通誤差,配合公司規範,應足以保障遠距工作最基本的工作成效:

  • 線上簽到退、通訊軟體準備

雖然簽到退只是一個規範,無法真實看見每個人工作執行狀況,但是一個很好的參考依據,至於每間公司都有常用的通訊軟體,畢竟工作中還有部分內容是團體作業,或有疑問時能夠即時通訊、討論、解決。

  • 定期部門會議、建立部門的工作時程

因為無法當面溝通,導致很多事情沒有即時性,因此在擬定工作計畫時,會一併安排部門會議、主管會議等,有效整合並確保同事們理解內容一致。至於同部門的接觸相對多,通常會統一部門的工作時間,以利於會議安排、溝通進行順利。

  • 明確分工

事先設定大家的分工,除了有疑問的第一時間,每個人都能找到相對應的人諮詢,也能有效避免事情出錯、缺漏時,找不到負責人。

 

除了公司的規劃,當然也有些屬於個人必須準備好的事項,嚴格說起來,遠距工作最重要的就是「自我要求」,例如前陣子的話題「番茄鐘工作法」就是一個很值得參考的做法,可以有效練習自我約束並按部就班地完成所有擬訂進度。

除了番茄鐘工作法,還有其他幾點可以注意的細節提供給大家參考:

  • 計算所有工作項目所花費的時間比例

根據事先規畫的進度比照實際執行的時間,並重新調配自己的工作進度,釐清待辦事項的先後順序,更增加自己的工作動力。

  • 適當休息、運動

家裡本身就是一個較安逸的場所,也許可以試著在家裡動一動,提振一下精神,但千萬不要因為當天狀況不佳,每 5 到 10 分鐘就休息一次,導致自己很難隨時進入狀況,且工作效率也受到嚴重影響。因此妥善規劃休息時間也很重要!

  • 隔絕外界干擾

如果你容易受到外在環境干擾,一些細小的聲音都可能影響你的專注力,如:手機通知、外界音訊等,在家工作的時候,建議僅開啟工作時所需的通訊軟體提醒,其他訊息等到休息時間再逐一回覆。(也可以戴降噪耳機提升自己專注力。)

  • 不在床上工作

許多人喜歡在家工作是因為穿著輕鬆,也比較自在,但床就是有種魔力,使人充滿睡意,因此建議大家離床越遠越好,否則再簡單的工作內容都將變得無比艱鉅。

 

你的公司開始遠距工作了嗎?若不想因為遠距工作壞了原先的工作效率,那麼上述的方法很值得你參考看看。另外在遠距工作時,也別忘了每日或定期回報工作進度給主管,增加彼此信任度,讓自己在遠距工作上能夠更自主。

最重要的是不論是在哪裡工作,都必須擁有良好的工作態度、找出最適合自己的時間分配辦法,以利所有專案順利進行才是最重要的!

目前 JECHO 上有很不少企業也已開始實施 work from home,若對於遠距工作很有興趣的,歡迎詢問。

 

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